O que você está fazendo?
Nosso objetivo neste quinto texto da série é aprender a organizar uma lista de tarefas de forma eficiente para que, a partir disso, você seja capaz de seguir a risca o que está registrado, sem o surgimento de dúvidas, questionamentos ou ela, a preguiça.
Seguindo tudo o que estiver aqui, você também será capaz de estruturar e botar em prática aquele seu projeto antigo que ficou acumulando pó durante tanto tempo.
Pegue suas luvas, sua capa e vamos lá.
Índice
Sobre tarefas
Tarefa é uma ação, uma atividade.
Tarefa é também um verbo.
Isso, um verbo.
— Renato, seu loki, tarefa não é verbo.
Calma, continue comigo, não tivemos essa aula na escola.
Existem listas de tarefas boas e ruins, e uma boa lista de tarefas é uma lista com ações claras e simples. Um indicativo de que você possui uma boa lista de tarefas é quando cada item dela começar com um verbo. Isso mesmo.
Vamos comparar essa lista:
- Plantas
- Marcinha
- Conta de luz
- Academia
Com essa:
- Regar as plantas
- Desmarcar café com a Marcinha (99) 999-888-999
- Imprimir a segunda via da conta de luz (ciadeenergia.com.br/2via)
- Procurar uma nova academia (precisa aceitar GymPass)
Qual das duas te passa informações mais claras? Qual delas te permite questionar as ações ou se esquecer do sentido das tarefas? Qual delas te forçará a gastar mais energia para lembrar de seus detalhes?
Bom, eu espero que tenhamos chegado à mesma conclusão: a segunda lista é muito mais informativa e clara sobre as coisas que precisam ser feitas.
Vamos analisar o segundo item da segunda lista “Desmarcar café com a Marcinha (99) 999-888-999”.
No caso dessa tarefa, não só sei o que preciso fazer com relação à Marcinha como também sei como, pois tenho seu número de telefone descrito logo a seguir. Dessa forma, não terei nem mesmo o trabalho de procurar seu número em minha lista de contatos, e isso me impedirá de postergar essa tarefa por preguiça.
E acredite, a quantidade de coisas que deixamos pra depois por detalhes como esse é grande. Somos preguiçosos mesmo que inconscientemente.
Procure registrar cada tarefa com detalhes que sejam importantes para sua execução.
Em dúvida sobre o que exatamente registrar? Imagine que você delegará essas tarefas para outra pessoa e ela só poderá consultar o que estiver descrito em sua lista de tarefas.
Dividir para conquistar
“Dividir para conquistar” foi uma estratégia usada por imperadores como Júlio César (“Até tu, Brutus?”) e Napoleão. Ela é também um ótimo plano para gerenciar suas obrigações.
Sabe aquela tarefa que você vem adiando fazer há semanas, meses, anos? O problema pode estar novamente na forma como você a registrou.
Você seguiu o combinado até aqui, registrando os detalhes relevantes da ação, começando a tarefa com um verbo, mas quando bate o olho nela… bom, você acaba pulando pra outra coisa na sua lista. Pior, você vem fazendo isso há semanas.
Digamos que a tarefa em questão seja “mudar de apartamento”.
“Mudar de apartamento” é na verdade a realização final de um grupo de tarefas menores — você pode chamá-la também de projeto se preferir. Tendo isso em conta, a descrição “mudar de apartamento” vai te desmotivar por ser uma ação com alto custo de energia.
E como vamos lidar com isso?
Dividindo essa grande tarefa em tarefas menores — como Júlio César faria:
- Procurar apartamentos para alugar
- Criar uma lista com os 3 melhores apartamentos encontrados
- Agendar visitas com os responsáveis pelos imóveis
- Visitar apartamento 1
- Visitar apartamento 2
- Visitar apartamento 3
- Entrar em contato com o responsável pelo imóvel escolhido
- Preparar e enviar a papelada dos contratos
- Assinar o contrato
- Pegar as chaves do apartamento
- Pesquisar transportadoras
- Contratar a transportadora com melhor custo-benefício
- Preparar todas as coisas para o transporte
- Transportar tudo paro o novo apartamento
Agora temos uma lista com 14 tarefas ao invés de 1. Se por um lado isso pode parecer “assustador”, por outro, sua lista será muito mais concretizável por possuir tarefas de complexidade menor e que demandarão menos emprego de energia para você.
Como organizar suas tarefas
Você pode organizar suas tarefas de diversas formas. O mais importante nessa organização é possuir uma lógica. Precisa fazer sentido pra você.
Nas nossas práticas, vou recomendar apenas uma forma de organização — simples é quase sempre melhor, e não é diferente aqui: organize por prioridade.
Vou te apresentar 3 formas de identificar prioridades na sua lista de tarefas. Vem comigo.
A Matriz de Eisenhower
Dwight D. Eisenhower foi comandante supremo do exército e presidente dos EUA. Também geriu a Universidade de Columbia. Era conhecido por suas capacidades de planejamento e gestão.
Uma de suas técnicas de produtividade era a matriz que havia criado e que, posteriormente, passou a ser chamada de Matriz de Eisenhower: uma forma de visualizar e organizar tarefas segundo prioridades.
Aqui vai um exemplo de uma matriz Eisenhower:
Uma das maiores dúvidas ao trabalhar com a matriz é compreender as diferenças entre tarefas urgentes e tarefas importantes.
Segundo Eisenhower, tarefas urgentes estão normalmente relacionadas com um prazo de realização curto e demandam atenção imediata. Elas te fazem ser reativo, te causando ansiedade e estresse.
Tarefas importantes são tarefas que contribuem para atingirmos nossos objetivos, missões e valores. É aqui que devemos passar a maior parte do tempo.
Ficou clara a diferença?
Com isso em mente, podemos passar para o próximo passo que é ler o que você possui anotado pra fazer no seu dia e colocar cada tarefa no quadrante que melhor a define.
Em uma folha, desenhe a matriz Eisenhower e classifique suas ações baseado nas 4 possibilidades abaixo:
- Urgente e importante → tarefas que você fará imediatamente.
- Importante, mas não urgente → tarefas que você irá reagendar para outro dia.
- Urgente, mas não importante → tarefas que você irá delegar para outra pessoa fazer.
- Não urgente e não importante → tarefas que você vai eliminar da sua lista. Seja cético e pergunte para cada item da sua lista: isso faz sentido mesmo? A realização dessa tarefa está me levando pra onde?
Princípio de Pareto
Quais tarefas equivalem a 20% do meu esforço e me retornam 80% dos resultados?
Essa questão é baseada no princípio de Pareto.
Vilfredo Pareto foi um economista italiano que percebeu, ali por volta de 1896, que essa proporção 80/20 estava em vários estudos que realizava. Um dia, ao chegar em casa, percebeu que aproximadamente 20% das suas vagens eram responsáveis por 80% das ervilhas que colhia.
A regra 80/20 conclui, então, que a maioria das coisas possui uma distribuição variada em uma determinada situação.
Agora observe o gráfico abaixo:
Imagine um time com 5 pessoas que apresentarão a empresa em que trabalham para um grupo de investidores.
Dessas pessoas, apenas uma consegue se expressar de forma articulada, carismática e segura. Essa pessoa legal será a maior responsável pelo resultado final da reunião (no gráfico, a linha verde). Nós gostaríamos que a vida fosse como na linha vermelha, onde cada elemento contribui de maneira igual com os resultados, mas isso dificilmente ocorre.
Mas como usar o Princípio de Pareto no dia-a-dia?
Encontre aquelas tarefas que te tragam o maior retorno sob investimento de tempo ou energia.
Leia suas tarefas do dia e se pergunte “qual dessas tarefas me traria maior retorno se eu a terminasse hoje?”.
A resposta dessa pergunta será, então, sua maior prioridade no dia.
A questão final ficaria sob determinar qual o retorno que você está buscando: tempo, felicidade, dinheiro, reconhecimento… Escolha o seu parâmetro e mãos à obra.
Escolha suas TAMIs (tarefas mais importantes)
Essa dica é do Leo Babauta, um dos meus blogueiros favoritos sobre produtividade.
Segundo ele, ao analisar nossa lista de tarefas no começo do dia, devemos nos perguntar “quais são as 3 tarefas que fariam eu me sentir como se tivesse tido um dia incrível?”.
E pronto, é só trabalhar nessas tarefas até concluí-las.
Se você ler o artigo em que o Babauta explica esse conceito, vai perceber que ele recomenda um número diário de TAMIs entre 1 e 3. Tente permanecer entre esses números, afinal, não adianta guardar seus potes no alto dos armários se depois você não vai conseguir alcançá-los.
As recomendações gerais para bom uso da técnica são:
- Cada tarefa não deve durar mais do que uma hora para ser completada
- Se puder, reserve suas manhãs de trabalho para completar todas as suas TMI antes de qualquer outra coisa
- Não pule para outra tarefa até completar suas TAMIs
- Garanta que pelo menos uma das suas tarefas mais importantes do dia esteja relacionada com o seu atual maior objetivo
- Não planeje mais do que 3 TAMIs por dia (quanto mais você tiver, menos você irá conseguir concluir)
Essas dicas de priorização são semelhantes entre si, você já deve ter percebido. O mote é sempre o mesmo: trabalhe no essencial, no importante, e deixe o restante pra depois.
Executando tarefas
Não tem pegadinha aqui.
Até agora estamos basicamente organizando e organizando. Você já sabe o que precisa ser feito e onde precisa ser feito. Se num primeiro momento isso pode ser bom e te passar a sensação de estar tudo sob controle, não se engane, as coisas só estarão boas quando você fizer o que precisa fazer.
JUST DO IT.
Outras dicas
A regra dos 2 minutos
Rápido: leia suas tarefas e identifique aquelas que sejam realizáveis em até 2 minutos. É possível? Faça já.
Automatize tarefas repetitivas
Ao automatizar tarefas, conseguimos salvar parte do nosso tempo no decorrer de uma semana.
Hoje a tecnologia já nos permite automatizar algumas de nossas tarefas. Dê uma olhada em sites como o IFTTT e o Zapier. Neles, você encontrará uma série de rotinas e ações em diversos serviços e aplicativos que você pode automatizar.
Você pode usar esse tempo economizado para fazer duas coisas: ocupá-lo com tarefas reais, mais complexas, ou descansar, fazendo pausas e incluindo algum momento extra de lazer no seu dia.
Prática
A prática do dia é organizar sua lista de tarefas registrando de forma eficiente todas as tarefas que você precisa realizar hoje, priorizando aquelas mais importantes e, por fim, fazer tudo o que estiver nela.
E só.
No final do dia, você deverá possuir uma lista limpa (se usar um aplicativo) ou riscada (se usar papel).
Terminou tudo? Sente-se no sofá e aprecie algo que goste bastante. A recompensa — sempre ela — é sua amiga.
Repita essa prática todos os dias da sua vida.
Por que essa prática nos ajuda?
Por que ela te coloca no controle da sua vida. Você está progredindo em algo toda vez que conclui uma tarefa e zera sua lista de tarefas.
Mais: quando você passa a priorizar o que é importante, você está valorizando seu tempo de vida. Use-o de forma sábia.
—
Amanhã nos encontramos novamente, o sexto dia, para conversar sobre “foco”.
Não deixe de reservar um tempo para conversarmos.
Um abraço importante,
