“Focusing is about saying No.”
Você consegue ler um e-mail inteiro até o fim sem interrupções?
Hoje, vamos falar sobre foco. O objetivo do dia é compreender melhor o que isso significa e trabalhar em formas de desenvolver nossa concentração.
Encare esse artigo como uma continuação direta do texto anterior — e não deixe de conferir toda a série sobre produtividade.
Quando falamos de foco estamos falando sobre a capacidade de gerir nossa própria energia durante um período de tempo para realizar uma determinada tarefa, mas estamos falando, principalmente, sobre dizer “não”.
Repare, as dicas que estarão nesse e-mail — assim como todos os textos que você encontrar sobre foco e concentração — giram em torno de um mesmo princípio: limitar, evitar e/ou negar coisas, pensamentos e pessoas.
Com esse princípio exposto, você já sabe o que fazer para se concentrar em um coisa. Diga não para todas as outras.
Vem comigo, pegue seu guarda-chuva, vou te mostrar algumas coisas.
Índice
Ser multitarefa está acabando com você
Vivemos em uma cultura que promove a multitarefa.
Vivemos também numa época em que encontramos facilmente textos apontando o quanto “multitasking” pode ser ruim. Outros textos dizem ainda que ser multitarefa é algo impossível, não existe.
Mas como pode ser ruim algo que não existe?
A verdade é que estamos confundimos ser multitarefa com estar concentrado — por mais bizarra que essa afirmação possa parecer.
Tecnicamente, sim, ser multitarefa é possível. Conseguimos, por exemplo, dirigir e ouvir música simultaneamente. Conseguimos assistir TV e conversar com outra pessoa também. Veja, você está fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo aqui.
Mas estar concentrado nessas coisas é algo completamente diferente. Biologicamente, é impossível pro seu cérebro estar concentrado em mais de uma coisa ao mesmo tempo.
O que ocorre no nosso cérebro quando estamos sendo multitarefa é, portanto, nossa atenção pulando rapidamente entre uma tarefa e outra — como uma bola numa partida de ping pong —, tão rápido que acabamos achando ter esse poder de prestar atenção em duas coisas.
Sabe quando você está conversando com seus amigos numa sala e, enquanto isso, decide pegar o celular para ver as fotos que foram postadas no seu feed do Instagram? Então, você provavelmente não estará vendo as fotos como deveria. Estará mais “segurando o celular enquanto passa o dedo na tela”.
Outra coisa: nesse mesmo instante, você também não estará ouvindo seus amigos, estará apenas sentado perto deles.
Percebe? Na tentativa de fazermos mais de uma coisa ao mesmo tempo, não fazemos nenhuma direito.
Ser multitarefa nos dá também um outro problema: toda vez que mudamos o foco de nossa atenção de uma coisa para outra, nosso cérebro perde parte de sua performance.
Um estudo mostrou que quando somos multitarefa levamos até 40% a mais do tempo para fazer as mesmas tarefas, quando comparado com o tempo levado para fazê-las uma de cada vez.
Um outro estudo publicado em 2003 pelo International Journal of Information Management descobriu que uma pessoal normal conferia o e-mail a cada 5 minutos e que, em média, ela levava 64 segundos para voltar a se concentrar na tarefa que estava fazendo antes de conferir o e-mail.
Por causa de um simples e-mail, a cada 6 minutos de trabalho perdemos 1.
Agora vem aqui, vamos passar alguns anos adiante até chegarmos no dia de hoje. Troque “e-mail” nesse último estudo por cada aplicativo que possuímos no celular, com todas as notificações que eles podem enviar.
Estamos ferrados? Muitíssimo, mas nem tudo está perdido.
Podemos fazer algumas coisas para nos ajudar.
Desenvolva seu foco com a técnica pomodoro
A técnica pomodoro foi inventada no final dos anos 80 pelo programador Francesco Cirillo, que a nomeou dessas forma, “pomodoro”, por causa do timer em formato de tomate que ele costumava usar para registrar quanto tempo passava fazendo os trabalhos da universidade.
A metodologia é simples: quando você precisar trabalhar em grandes tarefas, as quebre em tarefas menores, que sejam realizáveis em períodos de 25 minutos (também chamado de “pomodoros”), com pausas entre si.
É um sistema cíclico. Você trabalha em pequenos sprints, o que garante que você permaneça constantemente produtivo e menos cansado, tendo em vista que as pausas frequentes te deixarão descansar, e você poderá recuperar sua motivação e energia.
O padrão de trabalho seria algo como:
25 → 5 → 25 → 5 → 25 → 5 → 25
A ciência nos mostra que possuímos, basicamente, dois estados de pensamento: o modo concentrado (focado, onde conseguimos permanecer atentos e resolver problemas complexos) e o modo difuso (relaxado, o que permite o surgimento de novas ideias e da nossa criatividade).
Um modo de pensar “repele” o outro, de forma que não é possível usar esses dois modos simultaneamente.
Salvador Dali, aquele famoso pintor surrealista que virou máscara de assaltante na série La Casa de Papel, tinha uma técnica especial para estimular sua imaginação, parecida com a técnica pomodoro.
Depois de trabalhar concentrado em algo, ele relaxava em uma cadeira, deixando sua imaginação vagando entre os pensamentos que surgissem (passando seu pensar para o modo difuso). Neste momento, ele também segurava uma chave na mão. Quando adormecia, a chave caía no chão e o acordava. Era seu alarme para voltar a trabalhar — entrando novamente no modo concentrado —, tentando lembrar as novas ideias que tivera.
Você pode pensar: “Legal, mas isso deve ser bom para artistas, mas não para cientistas.” Bom, Thomas Edison também utilizava um método semelhante ao de Dali, mas com uma bola em vez de uma chave.
Notou o padrão entre essas técnicas?
A mente precisa alternar entre os modos concentrado e difuso para se tornar mais eficiente em trabalhos que exijam concentração e criatividade (e eu te desafio a encontrar algum trabalho que não exija os dois).
Como usar a técnica pomodoro
Tudo o que você precisa é um timer — pode ser o da cozinha da sua mãe, pode ser uma extensão no seu navegador ou até mesmo seu celular —, caneta e uma folha de papel.
A partir disso, segundo as recomendações do criador da técnica Cirillo:
- Escolha uma tarefa para trabalhar
- Programe o timer com o tempo de 25 minutos
- Trabalhe na tarefa até o timer apitar, então marque um check na sua folha
- Descanse durante 5 minutos
- Repita o processo
- A cada 4 pomodoros (períodos de 25 minutos) você deve fazer uma pausa de descanso maior.
Essa pausa longa é normalmente algo entre 15 e 30 minutos. A duração vai depender de quanto tempo você precisa pra se sentir disposto novamente e pronto pra começar outro ciclo de 4 pomodoros.
Repita esse processo algumas vezes durante o seu dia de trabalho e pronto, você estará concluindo muitas tarefas — e aproveitando as pausas para beber água suficiente e tomando um copo ou dois de café.
É importante registrar que um pomodoro é uma unidade de trabalho indivisível — isso significa que se você estiver concentrado em uma tarefa e algo surgir durante o pomodoro, como, por exemplo, um colega de trabalho querendo tirar uma dúvida ou alguma outra coisa emergente, você deve fazer uma escolha:
- Encerrar seu pomodoro naquele instante, OU
- Adiar a conversa com seu amigo para depois que seu pomodoro terminar.
Se você estiver num cenário como esse último, lidando diretamente com uma pessoa, Cirillo sugere a estratégia “informar, negociar, e entrar em contato”:
- Informe as pessoas ao seu redor que você está trabalhando em algo que exige sua concentração.
- Negocie um horário quando você poderá dar toda a atenção que eles merecem.
- Agende — oi, agenda! — uma sessão de conversa com seu colega de trabalho.
- Entre em contato com ele assim que seu pomodoro acabar e você estiver preparado para cuidar do seu problema.
É claro, nem toda distração é tão simples. Dependendo da situação, ela pode te exigir atenção imediata, mas acredite, isso ocorre em uma minoria dos casos.
Às vezes é perfeitamente aceitável dizer para seu colega de trabalho “Então, eu estou no meio de um trabalho importante agora, podemos conversar em 15 minutos?”. São medidas como essa que não só te mantém no ritmo, como também te dão maior controle sob o seu dia de trabalho.
Adapte
Mas se você é como eu e acaba sofrendo por ser metódico demais, não se preocupe. Não precisa seguir exatamente esse processo para colher os benefícios da técnica.
Faça de forma que ela se adapte às suas necessidades. Vá sentindo no dia-a-dia como você rende trabalhando com ela e, caso esteja com dificuldades, tente padrões diferentes.
Dependendo do dia, por exemplo, uso pomodoros de 50 minutos, com pausas pequenas de 10. Teste até funcionar para você.
Outras dicas
Com algumas dicas de execução simples conseguimos mitigar a quantidade de interrupções que temos enquanto trabalhamos:
- Limite (ou desabilite completamente) as notificações do seu celular. O celular pode ser facilmente a maior distração que possuímos quando trabalhamos. Desative as notificações se for possível. Outra dica é manter o aparelho no seu bolso ou outro lugar onde permaneça fora do seu campo de visão.
- Bloqueie os sites que você costuma usar para se distrair. No computador, use alguma extensão de navegador para bloquear o acesso aos seus sites favoritos. Algumas sugestões são a SelfControl e a Strict Workflow. Quer ser mais radical? coloque seu computador em modo avião e trabalhe offline.
- Mantenha sua caixa de entrada próxima a você. Lembra da sua caixa de entrada, aquela do começo do curso? Ela te ajudará aqui também. Fatalmente, ideias e lembretes surgirão na sua mente enquanto estiver trabalhando em alguma outra coisa. Quando acontecer, anote isso e volte ao trabalho.
- Use fones de ouvido. Se o local em que você trabalha permitir, use fones de ouvido. Nem que seja para mantê-los na sua orelha, sem ouvir nada. As outras pessoas acabarão te interrompendo menos.
Prática
Você consegue ficar até as 10h00 sem conferir seu e-mail? Que tal ficar até as 10h30?
Tente ir aumentando aos poucos o tempo que você leva para abrir seu e-mail.
Pode ser que você não use tanto o e-mail no trabalho, mas olhe para o lado e encare o Slack, o WhatsApp ou qualquer outro meio de comunicação em que cheguem novas demandas.
O importante aqui é criar um respiro grande durante a manhã. Grande suficiente para você poder se concentrar naquilo que é mais importante, como compromissos e sua lista de tarefas.
Por fim, você já sabe: escolha um gatilho (chegar no trabalho?) e uma recompensa (almoçar?) para esse desafio!
Por que essa prática nos ajuda?
Essas caixas de entrada podem ser suas maiores distrações no trabalho. Se você seguir essa prática, então poderá usar a manhã inteira pra seguir sua agenda e trabalhar nas tarefas mais importantes do dia — ao invés de seguir a agenda ou fazer as tarefas dos outros.
Reservar suas manhãs para priorizar suas coisas será uma grande conquista porque você não estará desperdiçando sua energia mental pensando sobre todas as mensagens na sua caixa de entrada.
Não deixe que o resto do mundo determine o estado da sua saúde mental.
Chegamos ao final de mais um dia.
Fique bem, se cuide e não esqueça de fazer as pausas.
Um abraço atento.
