“Your mind is for having ideas, not holding them.”
Olá, lembra de mim?
Nosso objetivo no dia de hoje é criar um sistema de consulta e registro que seja simplesmente confiável — e com isso quero dizer: mais confiável do que esse que possuímos em nossos crânios.
Não esqueça que esse texto faz parte de uma série que escrevi há uns 8 anos, mas ainda assim é muito atual e uso no meu dia-dia. Você pode conferir os demais textos nesse link.
Índice
Por que arquivar?
Um arquivo tem o propósito de ser uma extensão do seu cérebro — tal qual um HD externo é para um computador —, sendo usado para guardar anotações, documentos, pesquisas e outros tipos de informações que venham a ser importantes e que precisem ser recuperadas em algum momento.
Talvez pareça difícil desenvolver o hábito de guardar e de consultar um arquivo, eu mesmo tentei váaaarias e várias vezes sem muito sucesso. Uma hora foi, e foi a partir do momento em que saquei o seguinte:
— Quanto mais informações você guardar em seu arquivo, mais útil ele será.
Não tenha medo de tomar notas e guardar o que for importante. Meu erro estava em ser muito seletivo com o que guardava nele. Com pouca informação salva, eu acabava diminuindo os benefícios do meu arquivo.
Abracei de vez meu arquivo durante a faculdade. Naquela época, centralizei em meu arquivo digital — o Evernote — todas as apostilas, áudios, documentos, pesquisas e anotações que produzi durante a graduação.
Precisava de uma informação sobre a disciplina X? Era só abrir o Evernote, pesquisar através de alguma palavra-chave e voilá, estava em frente aos meus olhos.
Atualmente, guardo no Evernote coisas como:
- Documentos pessoais
- Rascunhos de textos
- Notas fiscais de compras
- Anotações de aulas
- Todo o material didático e todos os trabalhos que fiz durante a faculdade
- E-mails importantes
- Algumas fotos
- Meu diário
- Comprovante de residência
- Documentos da minha empresa
- Notas fiscais de venda
- Anotações de reuniões
- Comprovantes de pagamentos
- Algumas senhas (me julguem)
- Receitas que já fiz e/ou pretendo fazer
- Meus artigos lidos favoritos
- Contratos
- Cartões de visita
Outro benefício de um arquivo digital é ele permitir que você se desfaça de papéis (e aqui me refiro a papéis soltos ou blocos de papel com dezenas de folhas), te ajudando a manter um espaço mais saudável em casa e no seu trabalho, afinal, quanto menos coisas você tiver, menos coisas terá para arrumar, guardar e se preocupar.
Prosseguindo, se você gosta de reality shows, deve conhecer a frase repetida em todo santo episódio de Masterchef pelo chef Fogaça: “menos é mais”.
Pois bem, agora olhe ao seu redor e se pergunte “quantos desses papéis eu poderia me livrar se tivesse uma cópia digitalizada?”.
Anatomia de um arquivo digital
Você pode usar o Evernote (EN) para organizar suas coisas seguindo uma estrutura “notas, cadernos e etiquetas (tags)”.
Um caderno é composto por notas, e uma nota pode receber textos, imagens, PDFs, outros tipos de arquivos anexos e quantas etiquetas você achar necessário.
Depois de testar várias formas de organização, organizo minhas informações no Evernote usando um sistema com dois cadernos: Caixa de entrada (notas não processadas) e Arquivo (notas processadas).
Já fui um heavy user de etiquetas, mas o sistema de pesquisa do Evernote é tão competente que, na maioria dos casos, o uso ou não das tags se tornava quase irrelevante — hoje, uso apenas em casos específicos.
Já o OneNote possui uma estrutura similar, onde conseguimos organizar informações num esquema “páginas, seções e cadernos”.
Com isso em mente, conseguimos organizar informações de forma similar tanto no OneNote como no Evernote (EN), sendo diferente apenas o fato da solução da Microsoft não possuir algo semelhante às etiquetas — o que não chega a ser um problema tendo em vista a pesquisa do OneNote ser tão competente ao ponto de buscar registros feitos à mão.
Enfim, vamos fazer algo no estilo Marie Kondo a partir de agora: conseguir uma vida um pouco melhor aos nos livrarmos de coisas que não precisamos mais e organizando em um local adequado aquelas que são realmente importantes.
Nesse caso em específico, vamos tratar dos papéis.
Isso, papéis.
Organizando papéis
Todos possuímos papéis. Eles continuam chegando mesmo em 2018, enquanto escrevo esse texto e essas práticas que você lê. O problema com os papéis, fora todas as questões ambientais é: não precisamos da maioria deles.
Olhe ao seu redor e talvez você encontre pelo menos um papel que não precise estar onde ele está — poderia estar no lixo por possuir informações irrelevantes ou poderia estar guardado (e digitalizado) caso tenha informações importantes.
Podemos mudar isso quando usamos um sistema de arquivos (e aqui estou me referindo a: um arquivo digital E um arquivo analógico).
Vamos começar a nos desfazer desses papéis?
Pegue todos os que encontrar na sua casa e os reúna em um mesmo lugar. Pode ser numa mesa ou mesmo no chão, não importa. Passe em cada cômodo da sua casa, veja cada armário, puxando cada gaveta. Veja também na bolsa ou mochila. Coloque uma caixa, lixeira ou sacola para colocar o que será descartado.
Agora use a função de câmera do aplicativo que você escolheu para digitalizar os que você realmente precisa. Esses aplicativos normalmente são preparados para trabalhar como digitalizadoras — inclusive, retocando e otimizando essas fotos — com o resultado final sendo bom o suficiente pra você passar a cogitar se livrar daquela multifuncional Epson velha de guerra.
Digitalize tudo o que convir. Normalmente, estamos falando de documentos de ordem pessoal (você não vai jogar seu RG no lixo, eu espero) ou profissional e não devem ser descartados por questões jurídicas mesmo. Alguns recibos de pagamento ainda são interessantes serem guardados também, então avalie cada caso. Nesse momento, enquanto for digitalizando, organize o que será descartado e o que será guardado em duas pilhas: a de arquivamento e a de descarte. Terminou?
Guarde todos os que ficaram na pilha de arquivamento. Coloque-os no seu arquivo físico e mantenha seu arquivo em um local seguro. Pense em organizar esses documentos em alguma ordem. Pode ser alfabética, por data ou por tema também. Agora vamos para a minha parte favorita.
Rasgue todos os papéis que estiverem na pilha de descarte. Afinal, se chegaram nessa pilha é porque foram reprovados em todos as avaliações de relevância. Você não precisa deles. Além do fato de ser um bom exercício de desapego, o som de papéis rasgados também é uma música de libertação.
Recuperando informações no seu arquivo
Se você se desfez dos papéis conforme mencionado acima, então deve possuir agora um arquivo físico organizado e um arquivo digital, ambos com informações relevantes para consulta.
A mágica acontece a partir de agora: sempre que você precisar recuperar alguma coisa, use a pesquisa do seu arquivo digital e em poucos segundos terá acesso ao documento que precisa.
Você pode pesquisar inclusive em textos que estão dentro de imagens, graças ao reconhecimento ótico de textos (optical character recognition — OCR) que esses aplicativos possuem.
Você precisa da cópia física de um documento? Vá até o arquivo físico, passeie pelas divisórias até encontrar ele. Pronto, estará disponível para ser usado. Chega de revirar gavetas e armários.
Os aplicativos possuem outras funções que também podem ser úteis.
Digamos que no seu trabalho você possua uma certa quantidade de clientes. Mas são poucos clientes, numa quantidade onde adquirir um CRM (Customer relationship management) seria um exagero.
Você poderia usar seu arquivo como um pequeno CRM, simplificado, criando uma nota para cada cliente e guardando informações que sejam úteis para os próximos atendimentos.
Outra boa sacada é usar lembretes para que você seja notificado quando precisa rever uma anotação ou documento salvo.
Suponhamos que você seja um médico e que mantenha uma ficha digital para cada paciente que atende.
Ao final da consulta, você registra as informações relevantes do seu paciente e configura um lembrete para a data e o horário de retorno da próxima consulta. Dessa forma, no momento da consulta — suponhamos que você seja um médico pontual —, bingo, a ficha do seu cliente está na sua cara com tudo o que você precisa saber para atendê-lo (e evitar refazer perguntas já respondidas).
Entretanto, pode ser que você não saiba exatamente quando o paciente retornará. Nesse caso, o sistema de pesquisa do seu arquivo será sua melhor aposta.
Outra forma de facilitar a recuperação de documentos nesses aplicativos é adicionando etiquetas ou textos a cada informação salva — quanto mais palavras-chave você adicionar para o documento salvo, mais eficiente será o sistema de busca para recuperação.
Prática
A prática de hoje é parecida com a descrita no exemplo dos papéis, só vamos estendê-la a outros tipos de mídias.
Encontre informações que sejam — ou que possam vir a ser — valiosas e relevantes para o futuro. As organize de forma lógica em seu arquivo digital, mantendo o que for necessário no físico.
Recibos de pagamento, documentos pessoais, cartas, e-mails… pode ser print daquela mensagem do crush, um banco de dados dos seus memes favoritos, fotos, aquele trecho favorito do livro que você ama ou o áudio do Gemidão do Zap™ que você pode querer usar no futuro ao se vingar de um tio.
Talvez você esteja calculando, pensando na quantidade de coisas que pode ter para arquivar, e chegando à conclusão que terá muito trabalho. Tudo bem, você não precisa (e, um conselho, não deveria) fazer tudo de uma vez.
Se necessário, separe um período no final do seu dia para processar esses documentos. Num dia, você processa os papéis. No outro, confere suas caixas de e-mail. No seguinte, o restante.
Feita essa primeira triagem, transforme o ritual de inserir novas coisas em seu arquivo num hábito — neste ponto da jornada, você já sabe muito bem o que fazer.
E lembre-se, quanto mais informações seu arquivo tiver, mais útil ele lhe será.
Por que essa prática nos ajuda?
Com o uso recorrente de um sistema de arquivos (digital e analógico), você conseguirá um espaço físico e mental mais saudável, além de poder contar com informações e documentos sempre que houver necessidade.
É o fim do “esqueci o comprovante de residência” na sua vida.
Esse foi o penúltimo texto da série sobre produtividade e, sinceramente, espero que esteja sendo uma boa experiência pra você.
Espero que você possua menos coisas guardadas também.
Não deixe de aproveitar sua merecida recompensa.
Um abraço inesquecível,
