“The mind is not a vessel to be filled, but a fire to be kindled.” ― Plutarco
Olá, pessoa, como está sua capacidade de processar informações?
Hoje, nosso objetivo será começar a criar o hábito de coletar informações que sejam relevantes e registrá-las na nossa caixa de entrada escolhida no último e-mail, deixando sua mente livre e relaxada para fazer o que ela faz de melhor: pensar.
Não leu os outros 2 artigos da série? Volte algumas casas e confira.
Antes de prosseguir, vamos encarar caixa de entrada como sendo “qualquer coisa ou lugar onde cheguem novas informações”.
Seu e-mail é, seguindo essa definição, uma caixa de entrada. Se você possui e-mail corporativo, pronto, você possui mais uma. O WhatsApp é também uma, o Facebook é outra — e cada mídia social ou outro tipo de aplicativo em que você possua conta e possa receber mensagens, acaba sendo uma.
Mas Renatinho, acabei de instalar um programa que você pediu no último e-mail, agora tenho mais uma caixa de entrada, EU TE ODEIO.
Não se preocupe, existe uma diferença na nossa caixa de entrada: nela, teremos somente coisas importantes.
Índice
Você não tem memória de elefante
Você provavelmente já ouviu aquela comparação de que nosso cérebro possui duas memórias: uma de curta duração (que seria o equivalente à memória RAM de um computador) e uma memória de longa duração (o equivalente ao HD).
Continue comigo.
Assim como os computadores e sua memória RAM, nossa memória de curta duração é limitada.
Vocês sabem o que acontece quando um computador está rodando muitos processos e programas simultaneamente, ocupando toda a memória RAM que possui? Ele começa a travar, ficar lento, e não realiza mais nenhuma tarefa direito.
Nos seres humanos, o que acontece é o seguinte: a gente acaba descartando algumas dessas memórias. É aqui que você esquece o nome do seu vizinho mesmo tendo ouvido o nome dele há poucos segundos.
Mais um problema: com tantas coisas pra lembrar, acabamos cansados e nossa capacidade de raciocinar e prestar atenção nas coisas fica comprometida.
Sabe quando você está fazendo uma prova, escrevendo um texto ou um relatório e, do nada, começa a pensar em coisas como aquela mensagem no WhatsApp com um convite pra um churrasco daqui duas semanas e que ficou sem resposta por falta de tempo?
Bad news, essa simples mensagem acabou com seu raciocínio lógico e agora você vai demorar um tempo para recuperar ele.
Sua mente está cansada e você está lutando contra ela.
Mas tudo bem — você reflete, sendo otimista —, apesar disso a vida continua.
Chegando em casa, um merecido banho. Minutos depois, você está tendo grandes ideias, planos incríveis, o melhor final possível pro texto que escrevera mais cedo, a melhor forma de ter realizado aquele relatório.
Isso acontece porque sua mente está em um estado de relaxamento.
Em contraponto, isso não acontece durante o dia porque você está o tempo todo com preocupações na cabeça.
A prática da coleta entra aqui com o seguinte propósito: passar as informações da sua memória de curto prazo para um papel ou aplicativo, pode ser a palma da sua mão ou outro meio qualquer, deixando seu cérebro mais relaxado e preparado para trabalhar em coisas mais relevantes.
Mas Renatinho, vou precisar registrar tudo o que estiver na minha cabeça?
Não vai. A dica é você registrar na sua caixa de entrada tudo o que chamar sua atenção e/ou tudo o que julgar importante para depois — entenda “depois” como 3 anos ou 2 minutos, tanto faz.
Existe um blog nacional chamado Vida Organizada, criado e mantido pela Thais Godinho. É ali que ela relata como organiza a casa, a vida pessoal, os estudos e a vida profissional seguindo algumas metodologias e aplicativos. Quando puder, visite o site dela, pode ser útil pra você.
Enfim, voltando, a Thais define de forma clara esse processo de decisão do que é importante e do que não é:
“Você pode estar divagando durante a aula de Economia III na faculdade e reparar que o teto pintado de azul é bonito. Precisa capturar isso? Não. Mas é claro que, se você olhar para o teto azul e descobrir que, um dia, quando tiver sua casa dos sonhos, gostaria de ter um teto azul, pode ser legal não perder essa ideia. Entendem a diferença? Tudo gira em torno da atenção. Mesmo que depois você decida que é uma bobagem, prefira anotar a esquecer.”
Sua mente só ficará relaxada sobre as coisas quando conseguir perceber todas as coisas as quais ela não está se ocupando. E o caminho para isso é o hábito de coletar essas informações.
Sejamos francos, a pessoa com a melhor memória do mundo jamais conseguirá guardar todas as informações que precisa na cabeça. Mas tudo bem, ela, nem ninguém, precisa.
Você não precisa — e não deve — usar a sua cabeça para guardar informações.
Você deve usá-la para pensar.
Organize sua caixa de entrada todos os dias
Ótimo, agora que você sabe porque deve anotar ideias e outros pensamentos importantes em outro lugar — sua caixa de entrada — vamos conversar sobre frequência.
As informações coletadas durante o dia não ficarão na sua caixa de entrada para sempre.
Essas informações precisam ser destinadas para onde farão mais sentido: uma lista de tarefas, uma agenda ou um arquivo. No final de cada dia, tire alguns minutos para reler suas anotações.
O destino que você dará para cada informação será baseado nos seguintes questionamentos:
1. Essa informação demanda alguma ação?
- SIM, demanda ação. Ótimo, passe para a questão 2.
- NÃO, será somente para consulta. Beleza, coloque isso no seu arquivo.
2. Essa ação deve ser realizada em uma hora e local específicos?
- SIM. Muito bem, essa informação deve ir para a sua agenda.
- NÃO, posso realizar em mais de um horário ou local. Nesse caso, o destino final dessa informação é o seu gerenciador de tarefas.
Pronto, a organização está concluída e sua caixa de entrada deve estar zerada 🙂
- Qual o destino final da informação “Café com o Paulo no dia 20, às 8h30, na Jauense”? Sua agenda.
- Qual o destino final da informação “Marcar endócrino para dezembro (pedir checkup)”? Seu gerenciador de tarefas.
- Qual o destino final da informação “Receita de brownie”? Seu arquivo.
O ato de esvaziar a caixa de entrada deve ser um hábito diário. O macete aqui é não deixar acumular muita coisa pra não bater aquela preguiça em processar os itens.
Prática
A prática consiste em passar a registrar tudo o que você julgar ser importante na sua caixa de entrada.
Lembre-se: tudo o que chamar sua atenção e/ou tudo o que julgar importante.
No final do dia, faça o processamento dessas informações, as enviando para sua agenda, seu gerenciador de tarefas ou para o seu arquivo.
O pulo do gato é se lembrar ou reler o e-mail de ontem, quando aprendemos sobre hábitos e como eles funcionam: prepare um gatilho para começar a registrar ou processar e uma recompensa para toda vez que você fechar seu dia com uma caixa de entrada organizada (ou, se preferir, “zerada”).
Por que essa prática ajuda?
Porque além de organizar melhor as informações importantes que você recebe, as colocando em seus devidos lugares, essa prática também te dará uma mente menos cansada, mais relaxada e disponível para trabalhar nas tarefas mais importantes que você precisa fazer.
No próximo texto, vamos entender melhor como lidar com o nosso tempo e a organizar e gerenciar os compromissos em nossa agenda.
Um abraço.
