Olá, tudo bem?
Hoje, nosso objetivo é compreender o que fazer com aquelas informações que passamos da caixa de entrada para a agenda e aprender a organizar uma agenda de maneira eficiente.
Lembrando mais uma vez que esse texto faz parte de uma série que escrevi há alguns bons anos e estou repostando aos poucos aqui no site. Leia os outros textos em:
Vale a pena voltar e conferir esses outros textos antes de prosseguir 🙂
Índice
Compromissos são sua realidade
Um compromisso é uma tarefa que possui, pelo menos, data e horário específicos para serem realizados. Pode possuir um local também, mas nem sempre.
Uma consulta médica é um compromisso. A festa de aniversário do seu amigo é um compromisso. Seu trabalho é um compromisso.
Agora vejamos “faxina no final de semana”: faxina não é um compromisso por mais que você tenha se programado para realizar a faxina na manhã de sábado, afinal, tudo bem se você fizer ela à tarde ou no domingo pela manhã, certo?
Sua faxina é uma tarefa com data e horário flexível. O lugar dela é a lista de tarefas.
Então o que colocar na agenda mesmo?
Sua agenda deve refletir a realidade dos seus compromissos sempre, não seus desejos. Assim, a usaremos para registrar 3 tipos de coisas:
- Ações a serem feitas em um horário específico,
- Ações a serem feitas em um dia específico, e
- Informações relacionadas aos compromissos (que incluem o local, pessoas envolvidas etc).
Quando registramos outras tarefas e informações fora desses 3 pontos, nossa agenda se torna uma representação menos fiel e, assim, uma fonte menos confiável para consulta.
Você deve bater o olho na sua agenda e saber que o que está ali é extremamente importante e você deve lidar com aqueles compromissos com maior prioridade.
Compromissos possuem quase sempre essa característica, de maior importância, quando comparamos eles com o restante de nossas tarefas. O motivo é justamente o fato de possuírem data e local específico para serem realizados, além de costumarem envolver a participação de pelo menos mais uma pessoa e, se eu fosse você, passaria a valorizar ainda mais o tempo dos outros. E como fazer isso? Gerenciando melhor suas ações, seu tempo durante o dia para evitar atrasos.
Mais uma vez: em sua agenda estão seus compromissos, não seus desejos.
Como organizar sua agenda
Usarei o Google Agenda para mostrar como você pode organizar facilmente seus compromissos.
Se você se pergunta o porquê da escolha: bom, eu já possuo uma conta no Google e o produto que eles oferecem é ótimo, possuindo um visual bonito e de fácil uso.
Vem comigo. Chegou a hora.
A primeira dica de organização é separar sua agenda em duas agendas diferentes: para o seu trabalho e para sua vida pessoal.
Mas por que, Renatinho, o que ganho com isso? Dessa forma, você poderá gerenciar melhor cada uma delas, usando cores distintas para cada uma, e esse é o macete da dica. Trabalhando com cores diferentes, elas te permitirão identificar rapidamente onde e como você estará aplicando seu valioso tempo durante a semana.
Veja o exemplo abaixo:
Nele, uso azul como cor para os eventos relacionados ao meu trabalho e amarelo para compromissos pessoais.
Muito azul e pouco amarelo durante a semana? Talvez eu precise trabalhar menos e buscar outras coisas para fazer, pra relaxar.
Tá faltando azul, só tem branco e amarelo? Talvez eu esteja desempregado. É melhor procurar uns freelas.
Se você estiver usando agenda física, não precisa comprar outra pra separar compromissos das duas áreas, use canetas com cores diferentes e você conseguirá o mesmo benefício.
O resultado seria algo mais ou menos como o que você consegue ter também na Agenda do Google:
Planeje a semana no domingo
No domingo, tire alguns minutos para revisar sua agenda. Faça as alterações que forem necessárias para tornar o cumprimento dos seus compromissos algo viável.
O importante aqui é permitir que você tenha uma visão rápida de como será sua semana, identificando tanto os dias mais tranquilos como também os mais ocupados.
Dia muito cheio? Acha que pode não dar conta de resolver tudo? Re-agende, se possível, um dos seus compromissos para outra data — neste momento, mantenha os mais cruciais como estão e atualize as datas daqueles menos importantes ou urgentes.
Começar a semana com um plano já roteirizado te ajudará a manter o foco em seus compromissos mais importantes — e talvez adiar aqueles que não sejam necessariamente tão relevantes assim.
Equilibre seus compromissos
Equilibrar compromissos é tentar não possuir um dia com 5 eventos, por exemplo. Por mais que eles se encaixem no seu cronograma, pode não ser uma boa ideia.
Pense na viabilidade de ocorrerem imprevistos, emergências — afinal, eles surgem —, pense também no tempo de locomoção de um compromisso para o outro, no seu cansaço físico e mental ao trocar tantas vezes, num mesmo dia, o contexto de suas ideias e pensamentos. Isso de deixará exausto.
Cada um de nós possui seu próprio limite então encontre o seu.
Eu, por exemplo, coloco como limite até 3 grandes compromissos diários, sendo 2 o meu ideal.
Você não precisa resolver os problemas do mundo todo santo dia. A produtividade é uma habilidade para possibilitar uma vida mais saudável e feliz, nos fazendo trabalhar de forma mais eficiente para trabalhar menos.
A filosofia por trás disso tudo é: seja gentil consigo mesmo.
Go easy.
Prática
A prática de hoje é registrar seus compromissos em sua agenda.
Faça a revisão semanal de domingo no dia de hoje, mesmo que hoje não seja domingo. Mas faça de forma organizada e tenha sabedoria ao equilibrar seus compromissos.
Lembre-se de buscar tornar cada dia o mais realizável possível.
Assim como nos outros dias, busque arrumar um gatilho (ex: final do Faustão) e uma recompensa (ex: uma pizza) para quando finalizar essa ação. Você estará bem.
Por que essa prática nos ajuda?
Porque ela te dará em poucos minutos um panorama geral de como você está usando e programando usar seu próprio tempo. Serve tanto como uma forma de planejamento pessoal como uma ferramenta de autoconhecimento.
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E por hoje é só.
Amanhã, vamos passar a lidar com nossas tarefas.
Não fuja de mim, gosto muito de você.
Um abraço agendado.
